Effektive und effiziente Arbeitstechniken sind der Schlüssel zum Erfolg an jedem Arbeitsplatz. In den meisten Fällen geht es dabei darum, Informationen zu finden, zu verarbeiten, zu strukturieren und zu nutzen. Für diese Aufgaben, die ein wesentliches Merkmal der Schlüsselqualifikationen sind, haben wir in diesem Wissensbaustein einige hilfreiche und nützliche Arbeitstechniken / Werkzeuge zusammengestellt. Die Grundausstattung für Ihren „Büro-Werkzeugkasten“.
Inhalt
Jeder Handwerker kennt das: Mit einem gut bestückten Werkzeugkasten lassen sich fast alle Aufgaben professionell bewältigen. Wenn das Werkzeug hochwertig ist, benötigt man nur noch das Know-how, es für die entsprechenden Aufgaben anzuwenden.
Dasselbe gilt für alle Büroarbeiten. Auch hier gibt es eine Reihe von praktischen Werkzeugen, die die Arbeit erleichtern und verbessern. Man muss sie nur kennen und mit ihrem Umgang vertraut sein. Für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche gibt es inzwischen eine Vielzahl von Instrumenten. Wie jeder Handwerker, muss sich auch ein Büroarbeiter seinen Werkzeugkasten so bestücken, dass er seine Aufgaben effektiv und effizient bewältigt.
Wichtig ist, dass die so genannten Schlüsselqualifikationen entwickelt und trainiert werden. Dazu gehört, effektive Arbeitstechniken zu kennen und anwenden zu können.
Stichwort
Eine Schlüsselqualifikation oder Soft Skill ist eine Kompetenz (Fähigkeit, Fertigkeit, Denkmethode und Wissensbestand), die über die fachliche Kompetenz hinausgeht. Die Schlüsselqualifikationen werden unterteilt in Methodenkompetenz, Sozialkompetenz, Selbstkompetenz und Handlungskompetenz. Sie helfen bei der Lösung von Problemen und beim Erwerb von Kompetenzen in möglichst vielen Inhaltsbereichen. Arbeitstechniken sind insbesondere ein Teil der Methodenkompetenz.
Inzwischen gibt es eine lange Liste von Kompetenz-, Verhaltens- und Wissensmerkmalen, die zusammengefasst als Schlüsselqualifikationen bezeichnet werden. Hier eine mögliche Systematik:
Kognitive Kompetenzen umfassen das Denken in Zusammenhängen, die Fähigkeit zu logischem, abstraktem und konzeptuellem Denken, Transferfähigkeit oder Problemlösungsfähigkeit.
Kommunikative Kompetenzen sind die schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, Beherrschung von Präsentationstechniken, Diskussionsfähigkeit, partnerorientierte Kommunikation.
Soziale Kompetenzen beinhalten Konflikt- und Kritikfähigkeit, Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögen, Durchsetzungsvermögen, Führungsqualitäten oder Kundenorientierung.
Selbstkompetenz umfasst Selbständigkeit, Flexibilität, Kreativität, Initiative, geistige Offenheit und Mobilität, Ausdauer, Verantwortungsbereitschaft, Leistungsbereitschaft, Zuverlässigkeit, Umgehen mit Unwägbarkeiten, demokratische Grundhaltung oder ethisches Urteilsvermögen.
Allgemeines Basiswissen umfasst eine fundierte Allgemeinbildung, EDV-Kenntnisse, Fremdsprachen, interkulturelles Wissen, wirtschaftliches und juristisches Grundwissen, Arbeitswelterfahrungen, Lern- und Arbeitstechniken.
Arbeitstechniken zielen vor allem darauf ab, dass Sie anfallende immer wiederkehrende Aufgaben schneller und einfacher erledigen können. Genauso lassen sich damit unbekannte und komplexe Aufgaben besser verstehen, strukturieren und lösen.
Die folgende Checkliste hilft zu prüfen, ob und in welchen Bereichen Ihres persönlichen Arbeitsumfelds Arbeitstechniken Sinn ergeben und wo Sie sich verbessern können.
Sicherlich nutzen Sie schon heute Ihre individuellen Arbeitstechniken. Sie haben Ihren eigenen Stil, der Ihnen hilft, Ihre täglichen oder auch neuen Aufgaben zu erledigen. Sie können überlegen, wie Sie mit unseren Arbeitstechniken noch besser, schneller und einfacher arbeiten. Das Ziel dabei ist, dass Sie Stress und Konflikte verringern und gleichzeitig bessere Leistungen bringen. Voraussetzung für den Einsatz der Arbeitstechniken ist, dass Sie am praktischen Beispiel ein paar Mal geübt werden. Teilweise erzielen Sie dabei bessere Ergebnisse, wenn Sie mit Kollegen zusammenarbeiten.
Viele Arbeitstechniken beziehen sich auf
Informationsrecherche,
Informationsstrukturierung,
Informationsarchivierung,
Informationsweitergabe.
So erfahren Sie mit Hilfe unserer Arbeitstechniken Antworten unter anderem auf folgende Fragen:
Wie kann ich Fachtexte schneller lesen?
Wie kann ich mir wichtige Dinge besser merken?
Wie kann ich komplexe Sachverhalte schnell, einfach und übersichtlich strukturieren?
Wie komme ich schnell und einfach auf neue Ideen?
Wo glauben Sie, dass Sie Ihre persönliche Arbeit schneller, einfacher, besser gestalten können oder sollten? Sammeln Sie solche Beispiele.
Im Folgenden beschreiben wir einige wichtige Arbeitstechniken, die für den beruflichen Alltag einen besonderen Nutzwert haben. Sie lernen die Funktionsweise der Techniken kennen. Wichtig ist: Wenden Sie diese so oft wie möglich an, denn Übung macht die Meisterin und den Meister.
Ziele setzen und formulieren
Ohne Ziele gibt es weder beruflich noch privat Orientierung. Sie spielen deshalb in allen Situationen eine zentrale Rolle, denn nur mit klaren Zielen lässt sich beurteilen, ob die eigene Handlungsweise effektiv ist und wie sie zu beurteilen ist. Aus diesem Grund stellen sich nur mit Zielen Motivation und Erfolgserlebnisse ein.
Ziele sollten nach der so genannten SMART-Formel formuliert werden, indem sie folgende Eigenschaften haben:
Sie sollten möglichst spezifisch sein, also so genau wie möglich das benennen, was Sie erreichen wollen.
Sie sollten möglichst messbar sein; das bedeutet, dass eine konkrete Zahl ausdrückt, was Ihr Ziel ist und zu welchem Grad Sie dies erreicht haben – etwa in einem IST/SOLL-Vergleich.
Sie sollten anspruchsvoll sein; Ziele, die sich ohne Anstrengung erreichen lassen, bringen Sie wahrscheinlich nicht weiter.
Sie sollten dennoch realistisch sein; es nutzt nichts, sich Ziele zu setzen, die nicht erreichbar sind – auch mit größter Anstrengung nicht; erstens werden Sie diese nicht erreichen, zweitens sind Sie dann frustriert.
Sie sollten terminiert sein; das heißt, Sie legen mit den Zielen fest, bis wann Sie diese erreicht haben wollen.
Mittelfristige und langfristige Ziele können – und sollten – für den persönlichen und beruflichen Bereich formuliert werden. Beide haben auch viel miteinander zu tun und sollten aufeinander abgestimmt sein. Wichtig ist, dass die Prioritäten richtig verteilt sind und die Ziele ausgewogen sind. Sie sollten Aspekte wie Gesundheit, Familie, Freundschaften, Fortbildung genauso umfassen wie beruflichen Erfolg oder finanzielle Sicherheit.
Solche Ziele können und sollten für den Alltag herunter gebrochen werden. Wer sich vornimmt, in drei Jahren Abteilungsleiter zu sein, muss wissen, welche Teil-Etappe er bis Ende diesen Jahres dafür erreichen muss und was er diesen Monat, diese Woche und heute konkret dafür tun kann.
Hinweis
Schreiben Sie Ihre Ziele auf! Es ist nicht so wirksam, wenn Sie Ihre Ziele nur im Kopf haben. Sie haben auf Papier eine weitaus größere Wirkung.
Im Arbeitsalltag ist es besonders hilfreich, sich das eigentliche Ziel und den Zweck der eigenen Tätigkeit immer wieder zu hinterfragen:
Warum erfülle ich diese Aufgabe?
Was beabsichtigt mein Vorgesetzter, indem er mir diese Aufgabe überträgt?
Welche Bedürfnisse hat mein Kunde wirklich, wenn ich nun dieses Angebot schreibe?
Welches langfristige Ziel verfolge ich für mich, wenn ich diese Aufgabe erfülle?
Was bringt es meinem Team und meinem Unternehmen, wenn ich das mache?
Wer sich solche oder ähnliche Fragen immer wieder stellt, wird feststellen, dass er sehr viel „zielgerichteter“ und damit auch motivierter, motivierender und erfolgreicher arbeitet.
Arbeiten mit Checklisten
Für viele Aufgaben gibt es bereits Checklisten, die von Experten erstellt wurden und die dem Nutzer aufzeigen wollen, wie er eine Lösung für seine Aufgabe findet. Man findet sie im Internet, in Büchern oder Fachzeitschriften. Problem dabei ist: Die richtige und passende Checkliste für die je eigene Aufgabe zu finden.
Checklisten können in Unternehmen auch selbst entwickelt und erstellt werden. Wenn eine Aufgabe regelmäßig durchgeführt werden muss, können die wichtigen Aspekte in einer Checkliste für Kollegen oder neue Mitarbeiter festgehalten werden. Ein solcher Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern kann auch dadurch erfolgen, dass das Know-how einzelner Experten im Unternehmen in dieser Form aufbereitet wird.
Nach diesem Prinzip stellen wir Ihnen auf business-wissen.de zu unterschiedlichen Themen der Betriebswirtschaft und des Managements eine Vielzahl von Checklisten und Werkzeugen (Tools) zur Verfügung. Sie können diese nach Ihren Anforderungen anpassen und weiterentwickeln. Gerade so erhalten vorgefertigte Checklisten ihren eigentlichen Wert.
Diese sind zum einen einfache Beispiele, wie Sie die entsprechenden Aufgaben angehen und lösen können. Sie helfen, sodass kein wichtiger Punkt vergessen wird. Und Sie zwingen, selbst aktiv zu werden, indem Sie die offenen Punkte mit Ihren Stichworten füllen müssen. Schließlich sind sie auch eine Art Erinnerungssystem, damit Aufgaben nicht im Sande verlaufen.
Hinweis
Checklisten dienen der Übersicht, dem Einstieg in eine neue Arbeitsaufgabe sowie einer strukturierten Vorgehensweise. Selten machen sie das „Selbst-Nachdenken“ überflüssig. Erst in Kombination mit den eigenen Erfahrungen werden sie zu einem nützlichen Arbeitsinstrument.
Wenn Sie selbst für Ihre Kollegen oder neue Mitarbeiter eine Checkliste erstellen wollen, sollten Sie folgende Aspekte beachten:
Erstellen Sie eine Arbeits- bzw. Formatvorlage für Ihre Checklisten, die wichtige Informationen enthält wie: Name des Erstellers, Themenbereich, Thema, Datum der Erstellung oder Versionsnummer. Das Layout sollte ansprechend und übersichtlich sein.
Sammeln Sie so viele Aspekte wie möglich, die in der Checkliste für das jeweilige Thema aufgenommen werden können.
Sprechen Sie mit Experten zum Thema, sammeln Sie Informationen aus dem Internet, aus Fachbüchern oder aus bestehenden Checklisten.
Erstellen Sie Ihre eigene Checkliste. Achten Sie darauf, dass diese dem Nutzer genug Freiraum bieten, damit zu arbeiten.
Hilfreich sind Tabellen mit leeren Spalten, in die der Nutzer eigene Ideen oder seine spezifischen Aspekte eintragen kann.
Eine besondere Form sind „Erinnerungs-Checklisten“ oder „Analyse-Checklisten“: Hier werden viele Fragen gestellt, die der Nutzer mit Ja/ Nein oder ähnlichen Kategorien beantwortet. Sie dienen dazu, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
Lassen Sie die Checkliste von einem Kollegen testen. Ist sie verständlich und hilfreich?
Passen Sie die Checkliste ggf. an.
Vervielfältigen Sie die Checkliste für alle Interessierten (Kopie oder Intranet).
Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Checkliste genutzt wird und noch aktuell ist. Passen Sie ggf. an oder ergänzen Sie die Checkliste.
Welche Checklisten könnten für Ihren Arbeitsbereich wichtig und hilfreich sein?
Beispielhaft seien hier vier Checklisten vorgestellt, die Grundlage für viele andere sein können: Ablaufplan für eine logische Folge von Schritten, die Matrix, um Beziehungen deutlich zu machen, die Kräftefeldanalyse, um Problempunkte zielgerichtet zu beseitigen, und den Maßnahmenplan, um nichts zu vergessen.
Richtig Fragen stellen
Wer fragt, der führt, wissen Kommunikationsexperten. Zumindest erhält man durch Fragen meist die Informationen, die man für die Erfüllung der eigenen Aufgabe benötigt – vorausgesetzt man stellt die richtigen Fragen in der angemessenen Form. Mit Fragen lassen sich Gespräche lenken und Diskussionen strukturieren. Sie zwingen zum Nachdenken und fördern so die Qualität der Arbeit. (Das gilt auch für die Fragen, die man an sich selbst stellt.)
Damit Fragen ihre Wirkung entfalten, sollten einige Regeln beachtet werden. Dazu gehört:
Eine Frage einleiten und begründen: Wenn Sie jemanden „ausfragen“ wollen, sollten Sie kurz erklären, warum sie fragen. Dann ist die Bereitschaft zu antworten größer und auch das Verständnis für die Frage besser.
Motivierende Fragen stellen: Knüpfen Sie mit Fragen an das Wissen und die Interessen Ihrer Gesprächspartner an. Das erleichtert diesen den Einstieg und motiviert sie Nachzudenken und qualifizierte Antworten zu geben.
Keine abwertenden Fragen stellen: Sie schüchtern sonst ein oder fördern Konflikte.
Bestätigende Fragen stellen: Damit können Vielredner etwas gebremst werden; Schweiger werden zur Mitwirkung animiert. Außerdem lässt sich eine Aussage des Partners so noch einmal spiegeln und prüfen.
Eine Frage nach der anderen und insgesamt nicht zu viele: Wenn andere ausgefragt werden, stellt sich nach einer Weile Ermüdung oder Langeweile ein. Deshalb gezielt überlegen, welche Fragen gestellt werden sollen. Jede Frage sollte auch einzeln gestellt werden, damit der Gesprächspartner genau weiß, worauf er antworten soll.
Suggestiv-Fragen vermeiden: Sie unterstellen dem Gesprächspartner etwas, was er so gar nicht sagen will oder meint. Entweder er bricht das Gespräch dann schnell ab oder sagt etwas, das nicht seiner Meinung entspricht; der Informationsgehalt ist dann wertlos.
Informationen sammeln mit dem Fragetrichter
Wer für seine Arbeit auf Informationen von anderen angewiesen ist, muss diesen gezielt Fragen stellen. Dafür bietet sich die Technik des Fragetrichters an. Danach geht man in drei Phasen der Befragung vor:
Sammelphase: Möglichst viele Informationen zu einem Thema sollen gesammelt werden. Die entscheidenden Fragen sind: Was alles? Was noch? Und außerdem?
Fokussierungsphase: In dieser Phase des Fragens wird präzisiert, gefiltert, geordnet. Wichtige Fragen sind: Was im Einzelnen? Wie genau? Wer? Womit? Wo? Warum?
Bestätigungsphase: Abschließend wird geklärt, ob alles richtig verstanden wurde oder ob es noch offene Punkte gibt. Fragen sind: Habe ich richtig verstanden, dass …? Stimmt es so?
In der ersten Phase sollen also möglichst offene Fragen gestellt werden. Im weiteren Verlauf des Gesprächs werden sie immer geschlossener, bis sie am Ende ganz geschlossen und eine Bestätigung sind (nur noch Ja/ Nein-Antworten).
Kreativität und Brainstorming
Brainstorming ist eine einfache und praktikable Kreativitätstechnik. Sie brauchen Kreativität immer dann, wenn Sie ein Problem haben, für das es bislang keine Lösung gibt. Um so mehr kommt es dann auf die richtige Gestaltung des Prozesses an, um eine gute Lösung zu finden.
Der Prozess der Problemlösung hat vier Schritte:
Vorbereitung: Beschreiben Sie das Problem so genau wie möglich. Formulieren Sie die Randbedingungen. Beschreiben Sie die Ursachen, die zu dem Problem geführt haben.
Inkubation: Das ist die Zeit, in der Sie mit dem Problem schwanger gehen. Reden Sie mit möglichst vielen Menschen über Ihr Problem. Holen Sie deren Meinung ein. Schlafen Sie darüber. Überlegen Sie frei, assoziieren Sie. Untersuchungen zeigen, dass der Mensch bei Spaziergängen in der Natur am kreativsten ist. Viele Ideen kommen auch in langweiligen Sitzungen. Anderen fällt es morgens beim Duschen ein.
Illumination: Dies ist der Moment, in dem Ihnen ein guter Lösungsansatz eingefallen ist. Schreiben Sie ihn sofort auf. Deshalb sollten Sie immer ein Notizbuch und Stift bei sich tragen. Nutzen Sie diesen Moment, um so viele Details der Lösung festzuhalten, wie Ihnen einfallen. Bremsen und kritisieren Sie sich nicht in dieser Phase.
Verifikation: Nun bewerten Sie Ihren Einfall. Prüfen Sie, ob es so funktionieren kann. Probieren Sie aus. Diskutieren Sie mit anderen. Vielleicht wird Ihre Lösung verworfen. Wahrscheinlicher ist, dass es ein guter Ansatz ist, den es nun zu verbessern gilt. Kollegen und andere Menschen können Ihnen dabei helfen.
Was ist Ihre Erfahrung: In welchen Situationen sind Sie besonders kreativ?
Kreativität besteht meist darin, Vorhandenes zu Neuem zusammenzufügen. Das setzt voraus, dass man nicht nur bei Geläufigem bleibt, sondern neue Assoziationen bildet. Entscheidend ist zunächst die Menge an neuen Assoziationen, nicht die Qualität.
Eine kleine Testaufgabe: Schreiben Sie in einer Minute möglichst viele Begriffe auf, die: hart, rund, kleiner als ein Tennisball sind! Lesen Sie erst anschließend weiter.
Na? Haben Sie auch an Begriffe wie Golfball, Murmel etc. gedacht? Oder an Ring, Öse, Dichtung?
Der Begriff Tennisball verführt uns zunächst zu kugelförmigen Gebilden. Dabei lässt die Aufgabenstellung auch flache Gegenstände zu. Das Gehirn setzt sich durch Eingangsreize oft unnötige eigene Rahmenbedingungen. Diese müssen Sie auflösen und möglichst viele Ideen und Assoziationen bilden.
Darüber hinaus ist auch eine Flexibilität notwendig. Informationen, Reize werden gemischt und zu neuen Begriffen zusammengesetzt. Eine Aufgabe wird unter verschiedenen Gesichtspunkten gesehen.
Ein Ziegelstein kann nicht nur zum Hausbau verwendet werden, sondern auch zum Beschweren oder zum Unterlegen oder einfach als Dekorationselement.
Schließlich ist auch Originalität ein wichtiges Element. Damit ist die Fähigkeit gemeint, echtes Neuland zu betreten. Viele Menschen trauen sich dies nicht. Sie haben Angst, sich lächerlich zu machen, sie sind zu stark auf Bestehendes fixiert, es gibt Rivalität, versteckte Normen, starre Systeme und Strukturen im Betrieb oder Lieblingstheorien und Expertentum von einzelnen Mitarbeitern. Alles dieses kann Kreativität blockieren.
Welche Blockaden vermuten Sie in Ihrem Unternehmen?
Umgekehrt lässt sich Kreativität auch gezielt steigern durch:
hohe Empfindlichkeit gegenüber Impulsen aller Art;
tolerantes Verhältnis zu neuen Gedanken;
Notizbücher und Karteikästen für Ideen;
Schaffung angenehmer äußerer Bedingungen (Räume, Natur, visuelle Anregungen).
Wie können Sie mögliche Blockaden auf Dauer auflösen?
Außerdem ist ein Team oft kreativer als ein einzelner Mensch. Die Teammitglieder geben sich gegenseitig Anregungen und Assoziationen. Die wichtigste Methode für das Kreativ-Sein im Team ist das Brainstorming. Es ist für die Inkubationsphase geeignet.
Für das Brainstorming gelten folgende Regeln:
Kleiden Sie das Problem in eine möglichst konkrete Frage, zum Beispiel eine Wie-Frage.
Beschreiben Sie das Problem möglichst ausführlich, sodass alle dasselbe darunter verstehen. Nennen Sie nur die wirklich nicht veränderbaren Rahmenbedingungen.
Bei komplexen Problemstellungen sollten Sie das Problem aufteilen und Teilprobleme getrennt voneinander behandeln.
Stellen Sie ein Team zusammen von maximal zehn Menschen. Es müssen keine Experten sein, Sie sollten im Allgemeinen aber die Aufgabe oder das Problem und seine Ursachen verstehen.
Die Teammitglieder sollten der Methode und der Kreativität gegenüber aufgeschlossen sein. Laden Sie keine notorischen Nörgler dazu ein. Alle sollten sich sympathisch sein. Es sollte wenig Hierarchieunterschiede geben.
Im Brainstorming ist keine Kritik an Ideen erlaubt! Alles wird aufgeschrieben. Jede Bewertung (auch durch Killerphrasen wie: Das geht doch nicht!) wird sofort unterbunden. Sagen Sie einfach laut und deutlich: Keine Kritik!
Es gibt keine Urheberrechte. Das Aufgreifen von Ideen anderer ist ausdrücklich erwünscht. Das Ergebnis gehört der ganzen Gruppe.
Quantität geht vor Qualität: Je mehr desto besser!
Die Ideen können ruhig verrückt sein. Auch wenn sie unsinnig erscheinen, regen Sie die Teilnehmer zu weiteren Ideen an, verschaffen Sie Assoziationen.
Es gibt einen Protokollführer, der alle Ideen für alle sichtbar aufschreibt. Am besten sind dafür Karten geeignet, die hintereinander an eine Pinwand gehängt werden. Der Protokollführer bringt selbst keine Ideen ein. Wenn die Ideen sehr schnell sprudeln, sollte sich jeder seine Ideen selbst notieren und dann der Reihe nach mitteilen.
Wenn es einen toten Punkt gibt, kann die Diskussion neu entfacht werden, indem der Teammanager das Problem noch einmal zusammenfasst, noch einmal neu formuliert, das Problem mal umdreht und die Ideen an einer anderen Tafel sammelt (Bsp. Problem: Wie können wir den Verkehr reduzieren? Umgekehrtes Problem: Was müssten wir tun, um den Verkehr zu erhöhen?), sachlich provoziert, eine Idee herausgreift, die auf einen ganz anderen Anwendungsbereich verweist oder eine Pause macht.
Hinweis
In unseren Mastermind Tool & Method Cards haben wir die wichtigsten Punkte für das Brainstorming noch einmal für den Teammanager und Initiator eines Brainstormings zusammengefasst.
Arbeiten mit Mindmaps
Wenn Sie sich Notizen machen, schreiben Sie wahrscheinlich Stichworte untereinander weg wie eine Einkaufsliste. Wie die Sprache sind herkömmliche Notiztechniken linear.
Genauso einfach, aber effizienter sind speicherorientierte Notiztechniken, so genannte Mindmaps oder Gedankenbilder. Sie haben den Vorteil, dass Sie
bis zu 90 Prozent Zeit beim Notieren einsparen,
bis zu 90 Prozent Zeit beim Wiederholen einsparen,
schon beim Notieren Strukturen herausarbeiten, die den Überblick fördern und
die Ergebnisse besser behalten durch Bildelemente.
Mit Hilfe von Mindmaps können Sie auch komplexe Sachverhalte oder viele Informationen schnell und einfach in eine übersichtliche Struktur bringen. Durch das Mindmap-Bild behalten Sie sehr viel leichter den Überblick.
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Auf einem Blatt malen Sie in der Mitte einen Kreis, in den Sie das Thema schreiben.
Gliedern Sie nun alle Ihre Stichworte oder die Beiträge einer Gruppe so, dass um den mittleren Kreis die nächsten Oberthemen angeordnet werden. Um diese Oberthemen gliedern sich die dazugehörigen Unterthemen etc.
So entsteht ein Art Baum mit Ästen und Zweigen, die am Ende alle Stichworte zu Ihrem Thema in einer strukturierten Form abbilden.
Dabei ist es gleichgültig, in welcher Reihenfolge die Stichworte kommen.
Schreiben Sie immer deutlich und übersichtlich.
Mit Pfeilen und Umkreisungen können Sie Zusammengehöriges besser sichtbar machen.
Mit Farben und Symbolen können Sie ebenfalls Aspekte zusammenfassen oder hervorheben.
Anschließend können Sie aus Ihrer Mindmap eine Prioritätenliste oder einen Maßnahmenplan erstellen.
Hinweis
Erfinder der Mindmaps ist Tony Buzan. Mehr von ihm und Beispiele seiner Arbeitstechnik finden Sie unter: https://tonybuzan.com/
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel:
Beispiel für ein Mindmap
Mindmaps können sehr schnell und einfach mit Papier und Stift erstellt werden. Darüber hinaus gibt es Software, die das Erstellen unterstützt. Der Vorteil dabei: Änderungen sind schnell und einfach möglich und die Ausgabe ist mit wenigen Handgriffen professionell gestaltet.
Üben Sie die Anwendung von Mindmaps. Die Technik lässt sich sehr schnell erlernen und anwenden. Der Nutzen ist sehr groß.
Denkfallen vermeiden
„Wer mit dem Hammer sehr gut zurecht kommt, für den sieht jedes Problem aus wie ein Nagel“,
weiß der Volksmund. Wer neuartige Aufgaben lösen will, versucht zunächst vertraute Techniken anzuwenden. Das kann eine richtige Strategie sein, denn immerhin ist man in der Anwendung der entsprechenden Technik geübt und vertraut. Eine Lösung lässt sich so schnell entwickeln. In manchen Fällen ist es aber notwendig, die bisherigen Lösungsstrategien und Denkmuster zu durchbrechen, Denkgewohnheiten zu ändern.
Dabei fallen Menschen leicht in die folgenden Denkfallen:
Gewohnheit: Bei gleich scheinenden Sachverhalten verwendet man dieselbe Lösungsstrategie. Im Gespräch mit Kollegen oder Mitarbeitern meint man schnell, deren Anforderungen und Wünsche erfasst zu haben und schlägt eine Lösung vor. Erst später stellt sich heraus, dass es anders gemeint war und man besser oder genauer zugehört hätte.
Stereotype: Die Beurteilung und Bewertung eines Sachverhalts erfolgt auf der Basis früherer Erfahrungen – und nur dieser. Was einmal schlecht/ gut war, ist immer schlecht/ gut.
Ursache/ Wirkungs-Zusammenhang: Gerade in Stress- oder komplexen Situationen neigt man dazu, einfache Ursache/ Wirkungs-Zusammenhänge herzustellen, die aber falsch sind. Oft spielen mehrere Ursachen gleichzeitig eine Rolle.
Selektive Wahrnehmung: Die Welt und das eigene Umfeld werden nicht richtig wahrgenommen. Einzelne Informationen, Ereignisse oder Sachverhalte werden automatisch ausgeblendet, weil sie nicht in das eigene Weltbild passen oder den bisherigen Vorstellungen widersprechen.
Wirklichkeitskonstruktion: Jeder Mensch konstruiert sich seine eigene Wirklichkeit. Das bedeutet, dass die eigene Sichtweise nur eine Möglichkeit unter vielen darstellt. Im Berufsleben ist es hilfreich, sich auch in andere Menschen hineinzuversetzen und Sachverhalte aus deren Blickwinkel zu betrachten.
Hinweis
Um systematisch andere Denk-Perspektiven einzunehmen, entwickelte Edward de Bono seine so genannte Methode der Sechs Denkhüte. Dabei sollen die unterschiedlichen Arten des Denkens jeweils anderer Person durchgeführt werden. Das ermöglicht eine effiziente Gruppendiskussion.
Die einzelnen Hüte stehen für
* weiß: Analytisches Denken
* rot: Emotionales Denken, Empfinden
* schwarz: Kritisches Denken
* gelb: Optimistisches Denken
* grün: Kreatives, assoziatives Denken
* blau: Ordnendes, moderierendes Denken
Den Teilnehmern wird entsprechend der Art, in der sie denken sollen, ein Hut bzw. Armband oder Tischkärtchen in der zugehörigen Farbe gegeben. Wichtig ist es, sich vor der Diskussion auf die zugeordnete Farbe mit den geforderten Eigenschaften einzustellen und in der Diskussion „in der Farbe“ zu bleiben.
Wer Denkfallen vermeidet, findet effektivere Lösungen für anstehende Fragen und Probleme.
Überlegen Sie: Welche Denkfallen spielen in Ihrem Arbeitsbereich eine Rolle? Welche Denkfallen haben Sie bei sich und anderen bereits entdecken oder erfahren können?
Lesetechniken
Wenn Sie für Ihre Arbeit immer wieder längere Texte lesen müssen, bei denen es Ihnen nur auf die Information oder Fakten ankommt, werden Sie mit der richtigen Lesetechnik sehr viel schneller und können so sehr viel mehr Informationen verarbeiten.
Wenn Sie das, was Sie lesen, auch richtig nutzen und verarbeiten wollen, sollten Sie in der folgenden Weise vorgehen. Diese Regeln gelten nicht nur für Bücher oder Zeitschriften, Sie können diese für alle Lesestoffe anwenden:
Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Lesestoff: Thema, Überschrift(en), Inhaltsverzeichnisse, Zusammenfassungen, Diagramme, Bilder etc.
Nehmen Sie sich dann drei Minuten Zeit, um sich selbst zu fragen: Warum will ich das Folgende lesen? Schreiben Sie in Stichworten drei bis fünf Fragen auf, zu denen Sie sich eine Antwort erwarten. Sie können diese auch in der Form eines Mindmap aufmalen.
Lesen Sie dann mit angepasster Geschwindigkeit. Unterstreichen Sie dabei die Sinnträger, das heißt die Schlüsselbegriffe in Bezug auf Ihre Fragen. Sie können am Rand auch Symbole anbringen, die für Sie wichtig sind.
Rekapitulieren Sie nach jedem Kapitel, indem Sie ein schnelles Mindmap anfertigen.
Wiederholung: Je 50 Minuten lesen, sollten Sie 10 Minuten wiederholen. Machen Sie dazu eine Reinzeichnung von Ihrem Mindmap.
Um einen längeren Text schnell und richtig zu erfassen, ist die Vor- und Nachbereitung genauso wichtig, wie das Lesen selbst. Wer mit konkreten Fragen in einen Text einsteigt, wird die Antworten wesentlich schneller und genauer finden.
Damit lassen sich auch während des Lesens Textmarkierungen anbringen, die helfen, den Text zu erschließen. Das kann dadurch erfolgen, dass wichtige Schlüsselbegriffe unterstrichen oder farbig markiert werden. Wichtige Passagen können unterstrichen oder am Rand markiert werden. Was wichtig ist, ergibt sich aus den eingangs formulierten Fragen; das können Definitionen, Merksätze, neue Ideen, wichtige Fakten, Zusammenfassungen oder nutzbare Zitate sein. Ziel der Markierungen ist es, das Wesentliche schnell zu erfassen und die benötigten Informationen zu entnehmen.
Einstieg in das „Schnelle Lesen“
Die wesentliche Zeit benötigen Sie für das Lesen. Wenn Sie Ihre Lesegeschwindigkeit verdoppeln, ohne die Merkleistung zu verringern, können Sie die halbe Zeit einsparen. Dies und noch höhere Leseleistungen erreichen Sie mit der folgenden Technik:
Suchen Sie sich einen trivialen Roman mit gut leserlichem Schriftbild, der Sie zunächst gar nicht so interessiert.
Nehmen Sie sich für die Übung etwa zehn Minuten Zeit jeweils an 30 Tagen hintereinander. An den ersten beiden Tagen sollten Sie die Übung etwa drei bis fünf Mal je zehn Minuten durchführen.
Besorgen Sie sich eine Uhr, um genau zehn Minuten stoppen zu können.
Zählen Sie, wie viele Worte eine Seite Ihres Buches enthält: Zählen Sie die Worte der ersten zehn Zeilen durch, teilen Sie durch zehn, zählen Sie die Zeilen einer Seite, blättern Sie etwa zehn Seiten durch, schätzen Sie dabei ab, wie viel Prozent Sie aufgrund halber Zeilen und Überschriften abziehen müssen. Multiplizieren Sie dann die durchschnittliche Wortzahl pro Zeile mit der effektiven Zeilenzahl.
Lesen Sie zunächst 10 Minuten, so wie Sie immer lesen und gehen Sie zu den Schritten neun und zehn. Damit bestimmen Sie Ihr Ausgangsniveau. Dann kommen Sie zu Schritt sechs zurück.
Nun geht die Übung los: Lesen Sie zehn Minuten so schnell es geht. Lesen Sie dazu mit dem Finger. Ziehen Sie den Finger so schnell wie möglich über jede einzelne Zeile. Folgen Sie mit dem Auge Ihrem Finger – und sonst nichts. Es kommt nicht darauf an, wie viel Sie verstanden haben. Sie sollten aber den Eindruck haben, jedes Wort gesehen zu haben.
Zwingen Sie sich, mit dem Finger immer schneller zu ziehen. Lassen Sie das Auge folgen. Wichtig dafür ist, dass Sie eine angenehme Sitzposition haben und das Buch schnell umblättern können.
Schneller, schneller, schneller. Das langsamste Glied beim Lesen ist Ihre Augenbewegung. Mit dem Finger zwingen Sie Ihr Auge, schneller zu werden.
Nach exakt zehn Minuten stoppen Sie. Zählen Sie die Seiten, die Sie gelesen haben. Multiplizieren Sie mit der Wortzahl pro Seite und dividieren Sie das Ergebnis durch 10. Dann haben Sie Ihre gelesene Wortzahl pro Minute.
Diesen Wert tragen Sie in ein Diagramm.
Diese Übung wiederholen Sie die ersten beiden Tage etwa drei bis fünf Mal am Tag. Dann sollten Sie über etwa weitere 30 Tage jeden Tag zehn Minuten üben und Ihre Wortzahl pro Minute in die Lesegrafik eintragen.
Nach etwa zehn Übungseinheiten sollten Sie die Geschwindigkeit soweit reduzieren, dass Sie den Text so verstehen, wie Sie ihn vorher auch verstanden. Sie liegen dennoch sehr wahrscheinlich immer noch deutlich über Ihrem Ausgangsniveau. In der Praxis lesen Sie so schnell wie es geht, wenn Sie den Text noch verstehen. Sie werden dies deutlich schneller als vorher tun.
Sie sollten nur üben, wenn Sie echten Trainingswillen haben. Der schnelle Erfolg wird Ihnen Mut machen. Kalkulieren Sie Lernplateaus ein. Nach einigen Übungen geht es scheinbar nicht voran, später werden Sie aber noch einmal besser.
Ihr Ausgangsniveau wird möglicherweise zwischen 100 und 200 Wörtern pro Minute liegen. Schon nach fünf bis zehn Übungseinheiten liegen Sie mit der Technik möglicherweise bei 1.000 Wörtern. Und auch diesen Wert können Sie deutlich erhöhen.
Merkwortsystem
Wenn es in Ihrem Beruf hin und wieder wichtig ist, dass Sie sich einige Fakten schnell und einfach merken müssen, hilft ein Merkwortsystem. Sehr schnell zu erlernen ist die kleine Merkworttechnik. Mit ihrer Hilfe können Sie bis zu 18 Fakten in der richtigen Reihenfolge einfach und schnell auswendig lernen.
Dies ist beispielsweise dann sehr hilfreich, wenn Sie einen Vortrag frei halten wollen, wenn Sie sich Ihre wichtigsten Argumente für ein Gespräch merken wollen oder wenn Sie sich einige gute Ideen merken wollen und gerade nichts zum Schreiben dabei haben.
Die kleine Merkworttechnik funktioniert folgendermaßen:
Sie kennen die Zahlen von 1 bis 18. Diese können Sie sich auch leicht in der richtigen Reihenfolge, 1, 2, 3, ..., 18, merken.
Nun hängen Sie an jede Zahl ein sehr einprägsames Bild, das Sie persönlich sofort mit der Zahl verbinden. Es sollte sich immer um einen realen Gegenstand handeln: Die 1 ist ein Leuchtturm, die 2 ein Schwan, die 3 eine Brille, ...
Sie können sich nun sehr leicht bis zu 18 Dinge merken, indem Sie jedes Ding mit einem Ihrer Bilder, am besten in der richtigen Reihenfolge, verknüpfen. Dies geht umso besser, wenn Sie eine lebendige und abstruse Geschichte finden, die Ihr Bild mit dem Ding, das Sie sich merken wollen, verknüpft.
Wenn Sie sich an die Dinge wieder erinnern müssen oder wollen, dann nehmen Sie die Zahl, nehmen Sie Ihr Bild. Und nun sollte die Geschichte wiederkommen, die Sie sich ausgedacht haben. Dann kommt Ihnen automatisch auch wieder der Sachverhalt an sich in den Sinn.
Das müssen Sie ein paar Mal üben. Sie können dies beispielsweise dadurch tun, dass Sie sich mit dieser Methode die Nachrichten abends im Fernsehen merken. Oder einige Gegenstände beim Auto fahren auf der Autobahn.
Zählen Sie Sachverhalte aus Ihrem Arbeitsbereich auf, wo es auf das „Auswendig-Wissen“ ankommt.
Die folgende Tabelle hilft Ihnen beim Aufbau Ihres persönlichen Merkwortsystems und beim ersten Üben. Es sollte aber bald ohne Hilfe funktionieren.
Morphologischer Kasten
Der Morphologische Kasten ist ein gutes Instrument, um die Ergebnisse des Brainstormings zu strukturieren und um damit weiter zu arbeiten. Mit seiner Hilfe können Sie das Lösungsfeld eines Problems übersichtlich darstellen und Alternativen herausarbeiten und abbilden.
Um einen Morphologischen Kasten zu entwickeln, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:
Definieren Sie Ihr Problem: Das haben Sie im Allgemeinen schon getan, wenn Sie vorneweg ein Brainstorming durchgeführt haben.
Bestimmen Sie die Parameter und Kriterien, die das zugrunde liegende Problem allgemein beschreiben. Das sind alle Aspekte und Eigenschaften, die zu Ihrem Problem gehören. Diese Kriterien können beispielsweise das Ergebnis eines Brainstormings sein.
Suchen Sie nach Lösungsmöglichkeiten für jedes Kriterium. Hier können Sie ebenfalls die Ergebnisse Ihrer Brainstorming-Sitzung nutzen.
Dann erstellen Sie eine Tabelle, in deren ersten Spalte sie die Kriterien untereinander eingetragen sind. In allen weiteren Spalten tragen sie für jedes Kriterium denkbare Lösungsmöglichkeiten ein. So entsteht eine Tabelle, wie in der folgenden Abbildung dargestellt (für das Beispiel einer Reiseplanung).
Bewerten Sie die einzelnen Lösungen nach Ihren ausgewählten Kriterien: Technisch machbar, Kosten, Innovationsgrad etc.
Beschreiben Sie dabei die attraktiven Lösungen etwas ausführlicher, um zu erkennen, welche Effekte diese Lösung haben könnte.
Kombinieren Sie die Lösungen zu alternativen Lösungsmöglichkeiten und Konzepten.
Wählen Sie die Erfolg versprechenden Konzepte aus, um sie weiter zu verfolgen.
Beispiel für einen Morphologischen Kasten
Nutzen Sie die folgende Vorlage für die Erstellung eines Morphologischen Kastens, indem Sie Ihr Problem formulieren, die Kriterien bestimmen und die Lösungsmöglichkeiten ermitteln.
Der Morphologische Kasten eignet sich insbesondere, um Alternativen zu entwickeln und Entscheidungsprozesse zur Bewertung und Auswahl der Alternativen transparent zu machen.
Quellen und weiterführende Links zum Thema Arbeitstechniken
Arbeitstechniken: Werkzeuge für den beruflichen Erfolg
Buch: "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" von David Allen
Ziele setzen und formulieren
Buch: "SMART Goals Made Simple" von S.J. Scott
Link: https://www.mindtools.com/page6.html (Artikel zu SMART Goals auf Mind Tools)
Arbeiten mit Checklisten
Buch: "The Checklist Manifesto: How to Get Things Right" von Atul Gawande
Link: https://hbr.org/2010/04/the-checklist (Harvard Business Review Artikel über Checklisten von Atul Gawande)
Richtig Fragen stellen
Buch: "A More Beautiful Question: The Power of Inquiry to Spark Breakthrough Ideas" von Warren Berger
Link: https://amorebeautifulquestion.com/ (Website des Autors über Fragetechniken)
Kreativität und Brainstorming
Buch: "The Art of Creative Thinking: 89 Ways to See Things Differently" von Rod Judkins
Link: https://www.creativebloq.com/brainstorming (Brainstorming-Methoden auf Creative Bloq)
Arbeiten mit Mindmaps
Buch: "The Mind Map Book: Unlock your Creativity, Boost your Memory, Change your Life" von Tony Buzan
Link: https://imindmap.com/ (Offizielle Seite von Tony Buzan zu Mindmaps)
Denkfallen vermeiden
Buch: "Thinking, Fast and Slow" von Daniel Kahneman
Link: https://fs.blog/fundamental-mental-errors/ (Artikel über kognitive Verzerrungen und Denkfallen auf Farnam Street)
Lesetechniken
Buch: "How to Read a Book" von Mortimer J. Adler und Charles Van Doren
Link: https://www.mindtools.com/pages/article/newISS_01.htm (Artikel zu Lesetechniken auf Mind Tools)
Merkwortsystem
Buch: "Moonwalking with Einstein: The Art and Science of Remembering Everything" von Joshua Foer
Link: https://artofmemory.com/ (Website über Gedächtnistechniken, inkl. Merkwortsysteme)
Morphologischer Kasten
Buch: "The Morphological Approach: Optimizing Problem Solving with Systems Thinking" von Fritz Zwicky
Link: https://creativityiseverywhere.com/morphological-analysis/ (Einführung in den Morphologischen Kasten)
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